I segreti di Microsoft Word

Stai progettando un libro, e sei pronto per iniziare a scrivere.

Quando ti metti al computer, però, ti accorgi che il tuo programma di scrittura digitale non riesce a fare tutto quello che desideri. Che tu stia utilizzando Word, venduto da Microsoft, o un software gratuito con funzionalità e strumenti simili (come Open Office o Libre Office), potresti trovarti ad avere bisogno di consigli pratici per affrontare alcuni dubbi.

Dov’è la “e maiuscola con l’accento”? Come faccio a mettere le virgolette caporali nei dialoghi? E se dopo aver già scritto cento pagine decidessi di cambiare il nome di un personaggio principale?

Perché proprio Word?

Innanzitutto, ricorda: qualunque sia il programma che utilizzi, l’importante è che dia la possibilità di salvare il file in .doc o .docx, i formati accettati da case editrici e agenzie letterarie, ma anche dai siti che accompagnano verso l’auto-pubblicazione!

Oggi ci concentreremo su Microsoft Word, il software di scrittura digitale più utilizzato dai professionisti del settore. Può sembrare un programma semplice a prima vista, ma in realtà è molto complesso, con decine di funzionalità nascoste. Alcune di queste possono essere estremamente utili nella stesura di un racconto o di un romanzo, perché agevolano la scrittura e la revisione.

Scopriamo insieme alcuni dei suoi segreti!

Essere o non essere

Togliamoci subito il dente: no, E’ al posto di È non è accettabile, in particolar modo quando lo scopo è quello di scrivere (e, possibilmente, pubblicare) un romanzo. La grammatica italiana è un codice formato da regole, dove l’apostrofo e l’accento hanno funzioni differenti.

Inserire la maiuscola accentata può risultare noioso, ma è assolutamente necessario. Non bisogna pensare che sia uno di quei compiti che spettano a chi si occupa della revisione, e a cui non vale la pena prestare attenzione: ciò denota poco rispetto per la lingua italiana e per la scrittura e, di conseguenza, per il lettore.

Le opzioni per inserire il simbolo “È” sono tre:

• Word dovrebbe inserire automaticamente la maiuscola dopo il punto, comprese le lettere accentate. Se così non fosse, segui il percorso: File → Opzioni → Strumenti di correzione → Opzioni correzione automatica, poi metti il segno di spunta a “Inserisci la maiuscola ad inizio frase”.
• Puoi seguire il percorso Inserisci → Simbolo → È. Se questa lettera non è presente nell’elenco visibile, clicca su “Altri simboli”.
• Puoi creare un’apposita scorciatoia, ovvero una combinazione di tasti che ti permette di inserire simboli non presenti sulla tastiera. Segui il percorso Inserisci → Simbolo → Altri simboli, poi clicca sulla “È”; una volta evidenziata in blu, clicca su “Tasti di scelta rapida”; sotto la voce “Comandi” dovresti vedere la “È”, e sotto la voce “Nuova combinazione” puoi scegliere la combinazione di tasti per inserire rapidamente questo simbolo.

La mia, ad esempio, è “Ctrl + Alt + Shift + è”.

Le virgolette caporali

Nella letteratura italiana è comune l’uso delle virgolette caporali, ovvero « e », per indicare i dialoghi. Si differenziano dalle virgolette alte, cioè “ e ”, e dal trattino lungo —, usati soprattutto nei paesi anglofoni. L’utilizzo di un simbolo piuttosto che un altro è legato alle norme redazionali che si scelgono di seguire: l’importante è essere costanti nell’intero testo.

Vuoi sapere cosa sono le norme redazionali? Ne abbiamo parlato in questo articolo!

Per inserire le virgolette caporali in Word (che, al contrario di quelle alte, non sono presenti sulla tastiera), hai due modi:

• Puoi seguire il percorso Inserisci → Simbolo → « o ». Se questi simboli non sono presenti nell’elenco visibile, clicca su “Altri simboli”.
• Puoi creare un’apposita scorciatoia: segui il percorso Inserisci → Simbolo → Altri simboli, poi clicca su “«”; una volta evidenziato in blu, clicca su “Tasti di scelta rapida”; sotto la voce “Comandi” dovresti vedere “«”, e sotto la voce “Nuova combinazione” puoi scegliere la combinazione di tasti per inserire rapidamente questo simbolo. Ora ripeti il procedimento con “»”.

Le mie combinazioni rapide, ad esempio, sono “Ctrl + < + <” e “Alt + <”.

Impostazione della pagina

Una trama solida, un’ambientazione ben caratterizzata e personaggi con cui entrare in empatia: questi sono gli ingredienti necessari per scrivere un buon romanzo. Perché la lettura sia invitante e piacevole, però, c’è bisogno che il testo sia, appunto, leggibile. Un carattere di dimensione adeguata, un font riconoscibile, numeri di pagina e molto altro ancora: vediamo come creare un’impaginazione adatta alla stesura di un romanzo!

• Segui il percorso Layout → Dimensioni → A5; margini: 2cm per ogni lato.
• Nel menu Home assicurati che il carattere sia in dimensione 12 e in font Times New Roman o simile: l’importante è che presenti le grazie, ovvero quelle piccole appendici messe nei punti terminali di ogni carattere, che lo rendono più ricco e leggibile.
• Sempre nel menu Home, sotto la voce “Paragrafo” è importante impostare il testo giustificato (cioè distribuito uniformemente tra i margini) e l’interlinea a 1,15. Per agevolare la lettura, inoltre, sarebbe bene impostare il Rientro speciale della Prima riga a 0,50 cm.
• Infine, segui il menu Inserisci → Numero di pagina, scegliendo la posizione che preferisci.

Tutti questi suggerimenti risulteranno in una pagina che contiene circa 1800 battute, che corrispondono a una cartella editoriale, e, soprattutto, facilmente leggibile.

Strumenti “Trova” e “Sostituisci”

Nel menu Home sono presenti questi due strumenti, diversi ma collegati:

• “Trova” permette, appunto, di trovare qualsiasi parola o simbolo all’interno del testo. È utile per individuare eventuali ripetizioni, o per controllare quanti avverbi sono stati utilizzati: basta cercare il suffisso “mente”, e il programma evidenzierà tutte le parole che terminano così.

Prova ad applicare questo trucco al tuo testo: quanti avverbi che terminano con -mente hai scovato?

• “Sostituisci”, come si intuisce dal nome, permette di sostituire qualsiasi parola o simbolo all’interno del testo. Questo strumento viene comodo se, ad esempio, si decide di modificare o cambiare un nome: invece che scorrere l’intero manoscritto, è possibile trovare una parola e sostituirla con un’altra, per poi applicare questa modifica a tutto il testo cliccando su “Sostituisci tutto”.

Numero di battute, parole e pagine

Se vuoi avere sempre sott’occhio dati come il numero di pagine da cui è composto il tuo testo o quello di parole e battute, puoi personalizzare la Barra di stato grigia che si trova in basso. Cliccandoci sopra con il tasto destro del mouse, comparirà un menu in cui è possibile spuntare le informazioni che vuoi tenere in evidenza, ad esempio:

• Numero pagina
• Numero riga
• Colonna
• Conteggio parole
• Conteggio caratteri (spazi inclusi)

Non tutti gli scrittori amano avere un costante reminder di questi dati: dipende dal gusto personale. Tieni a mente che è sempre possibile avere queste informazioni nel menu Revisione, cliccando su “Conteggio parole”.

Nel menu di personalizzazione della Barra di stato è presente anche la voce “Focus”: questa modalità permette di visualizzare la pagina del documento su uno sfondo nero, andando a nascondere tutti gli strumenti. È la modalità di scrittura ottimale per chi si distrae facilmente: infatti oscura anche la Barra degli strumenti dello stesso pc, mostrando solo il foglio su cui si deve scrivere. La modalità “Focus” è raggiungibile anche dal menu Visualizza.

Menu Revisione

All’interno del menu Revisione sono tre le sezioni particolarmente utili: quella dedicata, appunto, alle revisioni, quella dedicata ai commenti e il tasto “Editor”.

• Rendendo attivo il rilevamento delle revisioni, è possibile modificare il testo senza perdere quello originale: questo può servire, ad esempio, quando non sei sicuro della costruzione di una frase e vuoi vedere sia l’alternativa sia la frase iniziale.
• La possibilità di inserire commenti permette di prendere appunti direttamente sul testo, come se si trattasse di post-it.
• Cliccando sullo strumento “Editor”, Word sottolinea in automatico tutte quelle parole che ritiene scorrette, per un motivo o per un altro. Attenzione: non fare affidamento solo sulla correzione automatica! Il programma, infatti, non è in grado di capire se gli errori sono voluti (ad esempio, se un personaggio parla in modo sgrammaticato), e non sempre mette le parole in relazione con il contesto: sia “da” che “dà” esistono, ma sta all’occhio umano capire quale sia la versione necessaria in ciascun momento.

Vuoi che vengano scovati tutti quegli errori che lo strumento “Editor” non individua? Richiedi una Scheda di valutazione!

Foto di Vadim Bogulov su Unsplash